Succesvol automatiseren? Zó werk je van klein naar groot
Voor het efficiënter maken van juridische processen is legal software tegenwoordig onmisbaar. Maar het is een illusie om te denken dat je met één allesomvattende software-oplossing ineens al je juridische processen kunt stroomlijnen. Het huidige juridische speelveld is dermate omvangrijk én gespecialiseerd, dat je beter kunt beginnen met het automatiseren van één specifiek proces, om van daaruit de digitalisering steeds verder uit te breiden.
Laaghangend fruit
De juridische wereld kent vele specialismen, waaronder bestuursrecht, burgerlijk recht en belastingrecht. Zelfs als doorgewinterde juridische professional is het ondoenlijk om de wet- en regelgeving op al deze gebieden bij te houden. “Zo is het eigenlijk ook met legal software: als gevolg van de toenemende specialisatie is het nagenoeg onmogelijk om één standaard automatiseringsoplossing te bieden voor al je juridische processen”, zegt Bart-Jan van Dijk, Managing Director van Legal Wing. Hij waarschuwt dan ook voor partijen die wél beweren dat ze een dergelijke all-in-one-oplossing kunnen bieden. “Denk hierbij bijvoorbeeld aan partners die een volledig geautomatiseerd CRM-systeem leveren waarbij alle functionaliteiten – zoals urenregistratie, projectmanagement, facturatie, voorraadbeheer en zelfs boekhouding – verpakt zitten in één oplossing. Daar is op zich niets mis mee, maar veel beter is het om als bedrijf eerst goed in kaart te brengen welke processen je precies wilt gaan automatiseren. En maak ook inzichtelijk wat nu eigenlijk het probleem is waar je in die processen tegenaan loopt. Kies daarbij voor het laaghangend fruit. Met andere woorden: pak de eenvoudige processen die je kunt automatiseren als eerste op. Begin klein, en breidt daarna de digitalisering van processen stapje voor stapje uit.”
Klantgerichte software
Volgens Bart-Jan is het ook belangrijk om te beseffen hoe de ontwikkeling van software tegenwoordig in zijn werk gaat: “Vroeger stond bij het bedenken van een softwareoplossing het eindresultaat al duidelijk voor ogen. Maar als zo’n applicatie dan eenmaal op de markt kwam, was deze vaak alweer achterhaald. Tegenwoordig heeft softwareontwikkeling een wezenlijk ander karakter en is het veel meer een dynamisch proces waarbij trial and error wordt toegepast. Samen met de opdrachtgever bekijken wij hoe een bepaalde softwareoplossing in de praktijk bevalt en passen wij deze, door samen te leren en fouten te maken, aan. Bij de digitalisering van processen worden kortom steeds meer scrum-achtige en iteratieve methoden toegepast waarbij het accent is verschoven van projectmatig werken naar efficiënte en klantgerichte software.”
Automatiseren, hoe doe je dat?
Wil je meer weten over hoe je het automatiseren van juridische processen in jouw organisatie het beste kunt aanpakken? Neem dan contact op.
