Zie jij door de bomen het bos van afspraken nog?

Als grote organisatie met veel locaties weet je lang niet altijd welke afspraken zijn gemaakt met wie. Daar kun je natuurlijk een heel team van legal councels of een consultancybedrijf een paar weken op zetten, maar je kunt ook gewoon technologie inzetten. In deze blog legt Marije van Akkerveeken, CEO van Legal Wing, hoe je de inzet van legal tech inzicht en besparingsmogelijkheden biedt.

Unheimisch gevoel door gebrek aan inzicht

De afgelopen maanden waren wij druk met een opdracht bij een grote telecomprovider. Deze klant heeft stapels langlopende contracten met honderden locatiebeheerders door heel Nederland, maar wat er precies met wie is afgesproken? Dat inzicht ontbrak totaal. Natuurlijk versturen alle verhuurders netjes hun facturen en worden die vervolgens netjes betaald, maar niemand weet of dat wat betaald wordt wel klopt met wat afgesproken is. Net als wat ik beschreef in mijn vorige blog, heerste ook hier een unheimisch gevoel bij de medewerkers van het asset-team dat de contracten beheert. Misschien betalen ze wel al jaren te veel. Worden indexaties onjuist toegepast, wordt er betaald voor beëindigde afspraken… en daar zit natuurlijk niemand op te wachten.

In je kracht staan

Het team was dan ook erg blij met onze hulp. Door onze managed-contract-review uit te voeren met behulp van artificial intelligence, konden we weer inzichtelijk maken welke afspraken er waren gemaakt. Binnen een week wist het team waar het goed gaat en waar het mee aan de slag moet. Bijvoorbeeld doordat feitelijke situaties niet meer overeenkomen met contractafspraken, op welke locaties facturen aangepast moeten worden, of waar zelfs gunstige uitbreidingsmogelijkheden bestaan. Steekproeven? Daar doen ze niet meer aan, want inmiddels staat er een compleet contractmanagementsysteem. Wat overigens communiceert met de financiële administratie. Hoeven ze alleen nog maar te kijken naar de grote afwijkingen, want daar valt de meeste winst te behalen. Dit biedt niet alleen inzicht in de gemaakte afspraken en de bijbehorende financiële consequenties. Het biedt enorm veel besparingsmogelijkheden én kansen. Want wellicht wilde je allang van deze locatie af en mag dat nu. Of is het tijd om te heronderhandelen over indexatie. Of kun je ze ein-de-lijk aanspreken op die consequent te late betaling. Zo gaat legal ineens veel verder dan juridische risico’s. En wordt het zowaar strategisch inzicht.

Nieuwsgierig?

Wil je ook weer dat gevoel van rust en controle ervaren? Laat je dan door onze blogs inspireren. Dat kan door ons op LinkedIn te volgen of door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief!

Wil je nu al met slimme software risico’s en kansen inzichtelijk maken én weer strategisch adviseur worden? De mogelijkheden zijn er. Je hoeft ze alleen maar te benutten. Meer weten? Neem dan contact op.